Le plan de gestion des données est un document évolutif qui décrit les méthodes et stratégies qui seront utilisées tout au long du projet pour assurer une bonne gestion des données. Il procure une vue d'ensemble. Il fait partie intégrante de la documentation du projet. Il décrit brièvement les modes de collecte, de traitement, d’organisation, de documentation, de stockage, de conservation, de diffusion et de partage des données. Il indique aussi les personnes responsables de la gestion des données et décrit les contraintes éthiques, juridiques et partenariales auxquelles sont assujetties les données. Son but est de formaliser l'ensemble du processus de gestion des données et de prévoir comment elles pourront être partagées et préservées. Les trois organismes subventionnaires canadiens requerront graduellement le PGD lors de demandes de subvention, ce sera donc à la fois un élément qui sera évalué lors de ces demandes et un outil de gestion de projet pour les équipes de recherche.
Le plan de gestion des données est rédigé dès le début du projet au meilleur de ses connaissances actuelles. Il est donc tout à fait normal que certains éléments inscrits dans le PGD soient amenés à évoluer pendant que le projet progresse.
Il est recommandé de mettre son PGD à jour au moment où des changements assez importants surviennent. Cela vous permettra de garder en tête les éléments essentiels d'une bonne gestion de vos données pendant tout le projet et de vous assurer du bon suivi de chacun des éléments du PGD.
Il pourrait aussi être possible que des organismes subventionnaires ou autres organisations qui vous auraient demandé un PGD au début de votre projet puissent vous demander de leur fournir un PGD à jour à certains moments du projet. Il est donc doublement important de le tenir à jour.
Il sera ainsi opportun de mettre à jour son PGD à certaines étapes clés :
Plusieurs outils sont accessibles sur Internet pour vous aider à élaborer votre plan de gestion de données : outils de rédaction de PGD, exemples de PGD commentés, modèles, etc. Il est recommandé d’utiliser un outil qui respecte les attentes des principaux organismes subventionnaires canadiens.
L'Assistant PGD élaboré par l'Alliance de recherche numérique du Canada permet la rédaction en ligne du PGD. Cette solution vous propose entre autres le *Modèle Université de Sherbrooke* que vous pouvez utiliser de concert avec les membres de votre équipe de recherche. Cette mouture locale, vous informe à l'aide de directives, d'exemples et de liens vers des ressources locales. Créez- vous un compte sur l'Assistant PGD.
Le modèle institutionnel pour l'UdeS, appelé aussi guide de rédaction, est disponible en format PDF et un gabarit vierge en français ou en anglais en format Word vous est également offert en téléchargement. Vous y trouverez les principales questions à vous poser pour remplir un PGD, des directives qui les expliquent ainsi que des exemples et des liens vers des ressources intéressantes. Pour obtenir de l’aide, des conseils ou une assistance personnalisée et adaptée à votre projet de recherche, communiquez avec nous par courriel : gdr@usherbrooke.ca.
Série de tutoriels vidéos sur les PGD et l'Assistant PGD : Capsules d'information de l'Alliance
Présentation donnée à l’INRS, à l’ENAP et la TÉLUQ les 14, 17 et 23 février 2022
Liens mentionnés dans la présentation :
La Minute Plan de gestion de données