Gestion des données de recherche: Organisation et nommage

Organisation et nommage des dossiers et des fichiers

L'objectif est de viser l’uniformité dans l'organisation et le nommage de vos fichiers et de vos dossiers pour faciliter la compréhension de votre ensemble de fichiers.

Organisation des dossiers

L’organisation de vos fichiers est peut-être claire pour vous, mais l’est-elle pour tout le monde? Il est souhaitable d’arriver à concevoir une hiérarchie de dossiers qui soit claire, simple et efficace le plus possible. Cette organisation peut être d’ailleurs documentée et incluse dans un fichier de type Lisez-moi (Readme). 

L’organisation intellectuelle des fichiers dans une arborescence de répertoires n’est pas à négliger pour faciliter le repérage et la réutilisation des données. Celle-ci permet notamment d’assurer une contextualisation des fichiers qui peut être essentielle à la compréhension globale du contenu.

Nommage des dossiers et des fichiers

Quelques règles de bases tirées des recommandations générales de nommage des fichiers numériques du secteur des archives du Service des bibliothèques et archives :

• Limiter le plus possible la longueur du nom de fichier. Éviter notamment l’utilisation de verbes, adverbes, adjectifs ou mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc);
• Indiquer le sujet principal en premier en y allant de préférence du général au particulier;
• Éviter les symboles, accents, caractères spéciaux et espaces car la majorité des systèmes d’exploitation l’interdisent ou les interprètent d’une manière inadéquate. Privilégier les barres de soulignement plutôt que l’espace;
• Utilisation d’abréviation ou acronyme, de préférence seulement ceux usuels et connu par la communauté;
• Nombre : Employer le 0 devant les chiffres 1 à 9 pour faciliter le tri numérique;
• Date : Utiliser le format de date aaaa-mm-jj pour faciliter le tri numérique.

Contrôle de version (versionnage)

Distinguer les versions d’un même fichier par l’ajout d’une numérotation à la fin du titre du fichier.

Exemples : v01, v02, v03, etc. ainsi que d’une mention si l'ensemble de fichiers contient des documents de travail et des documents finaux. Par exemple : vf pour version finale. Supprimez une version lorsqu’elle n’est plus utile pour éviter l'accumulation de documents qui ne sont plus nécessaires.