Le processus d'évaluation permet de réfléchir à ce qui sera nécessaire de conserver pour que d'autres (incluant nous-même à long terme) puissent comprendre, reproduire ou réutiliser les données pour des projets de recherche. Il peut être décidé de déposer ou partager divers types de données, qu'elles soient brutes, analysées ou traitées, ou une combinaison des trois. À cette étape, on détermine les données qui seront conservées aux fins d'analyses supplémentaires ou ultérieures, celles qui serviront à étayer une publication, celles qui pourraient être déposées (processus de dépôt) et, possiblement, partagées. On se questionnera également sur la pertinence et la durée de conservation des différents jeux de données. Pour chacun de ces aspects, on s'assurera de bien documenter les ensembles de données en considérant attentivement les questions de propriété intellectuelle et de licence d'utilisation.
Certains organismes subventionnaires exigent le dépôt des données (voir la sous-section Bonnes pratiques et exigences). Il est donc requis d'identifier et de structurer les jeux de données pertinents afin de les préparer pour le dépôt final, qu'il soit dans notre Dataverse institutionnel, ou dans un dépôt disciplinaire ou multidisciplinaire.
La Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche stipule que :
« Les titulaires de subvention sont tenus de déposer dans un dépôt numérique les données de recherche, les métadonnées et les codes qui appuient directement les conclusions de la recherche publiées dans des revues de même que les préimpressions découlant de la recherche financée par les organismes subventionnaires. Établir ce qui compte comme données de recherche pertinentes et choisir les données à préserver est un exercice qui est souvent dicté en grande partie par le contexte et qui devrait reposer sur des normes disciplinaires »
Les chercheuses et les chercheurs sont au coeur de cette évaluation puisque ce sont les personnes les mieux placées pour évaluer leurs données de recherche et pour juger de la pertinence d’une conservation prolongée.
Lors du dépôt d’un ensemble de données, la personne responsable devra aussi indiquer la durée de rétention souhaitée de celui-ci en termes de nombre d’années, en tenant compte notamment de l’intérêt qu’auront ses données pour les recherches futures.