Dès la conception du projet, il est essentiel de planifier la gestion de ses données. Réfléchir aux données qui seront produites ou réutilisées ainsi qu'aux enjeux entourant celles-ci permet de prévoir les ressources qui seront nécessaires et éviter les embûches en cours de projet. Une réflexion sur les données en début de projet doit porter, entre autre, sur le partage des responsabilités, la gestion des données sensibles ou confidentielles, la sécurité, le stockage et l'accès, le dépôt et partage éventuel (incluant les licences), etc. Il est important de respecter les politiques ayant un impact sur votre projet, tout comme les ententes avec des partenaires.
Rédiger un plan de gestion de données (PGD) en début de projet est une bonne manière de se donner une vue d'ensemble et de prévoir ainsi une gestion efficace de ses données. Notez qu'un PGD peut aussi être exigé par les organismes subventionnaires lors du dépôt d'une demande de subvention. Pour en savoir davantage sur le PGD, consulter la section Plan de gestion des données de recherche (PGD).
La documentation est un élément crucial dans un projet de recherche et peut contribuer à grandement sécuriser vos données, faciliter les échanges entre les membres de votre équipe, éviter les erreurs lors de la manipulation ou de la création des données, etc. Bref, à toutes les étapes de votre projet (collecte/création, analyse/traitement ou évaluation/préparation pour la conservation et/ou le partage- la mise à jour du PGD et des autres composants de la documentation est primordiale au bon fonctionnement du projet!
Il est important d'établir quelle personne aura la responsabilité de chacun des aspects de la GDR. Dans le cas d'un projet où une seule personne est impliquée, la question est rapidement réglée. Toutefois, pour une équipe de recherche plus grande où les rôles pourraient être amenés à évoluer, il sera essentiel de planifier à la fois qui aura la responsabilité de quel aspect et d'inclure un plan de relève.
Les tâches à inclure peuvent toucher à tout ce qui se rapporte au choix et au maintien :
Pour une liste plus exhaustive, veuillez vous référer au modèle de PGD institutionnel.