Pour amorcer votre soumission, vous devrez vous connecter avec votre CIP et le mot de passe de votre dossier étudiant en cliquant sur le lien « Se connecter » situé dans le coin supérieur droit.
Une fois connecté, vous devrez cliquer sur l'icône + dans le menu de droite, puis cliquer sur « Item ».
Vous devez ensuite choisir la collection dans laquelle vous devez effectuer votre dépôt. Si vous êtes par exemple une étudiante à la maîtrise en génie, vous devez choisir Génie - Mémoires.
Vous devrez remplir le formulaire de dépôt en fournissant les informations demandées (Auteur, Titre, Nom de la direction de recherche, Mots-clés, etc.) qui sont les métadonnées qui décrivent votre essai, mémoire ou thèse.
DOUBLE DIPLÔMATION ET COTUTELLES : L'Université de Sherbrooke offre plusieurs maîtrises pouvant mener à un double diplôme, soit un diplôme de l'Université de Sherbrooke et un autre de l'une des universités partenaires. L'étudiant ou l'étudiante recevra donc, à la fin du programme, deux diplômes. Même chose pour les doctorats sous cotutelles. Si tel est votre cas, assurez-vous que le nom de l'autre université est clairement mentionnée sur votre page de titre et dans le formulaire de dépôt.
Vous devez vous assurer d'inscrire les informations telles qu'elles apparaissent dans votre essai, votre mémoire ou votre thèse.
Pendant le processus de soumission de votre essai, mémoire ou thèse, deux licences seront soumises à votre approbation. Voici de l'information sur chacune d'elles.
Licence Creative Commons (facultative)
Puisque votre document sera diffusé en libre accès et que vous êtes le détenteur ou la détentrice du droit d'auteur sur celui-ci, la licence Creative Commons vous permet de spécifier clairement quelles sont les utilisations de votre document que vous autorisez aux personnes qui y accéderont. Vous aurez le choix d'appliquer ou non une licence Creative Commons. Cette licence est facultative et ce choix est laissé à votre entière discrétion.
Si vous choisissez de spécifier une licence Creative Commons, voici les choix que vous aurez à faire et leur explication :
a) Autorisez-vous les utilisations commerciales de votre création?
b) Autorisez-vous les modifications de votre création?
Licence non exclusive accordée à l’Université de Sherbrooke pour la diffusion d'un mémoire ou d'une thèse (obligatoire)
La toute dernière licence qui vous sera offerte est celle de l'Université de Sherbrooke. Il est obligatoire d'accepter cette licence, car elle complète le processus de soumission de votre essai, mémoire ou thèse.
Une fois le processus de soumission de votre document terminé, votre faculté est avisée par courriel de votre soumission. La ou les personnes responsables vont vérifier la conformité des métadonnées et du document soumis. S'il n'y a aucune modification à apporter, votre soumission sera acheminée au processus de vérification du Service des bibliothèques et archives qui s'assurera, encore une fois, que toutes les conditions sont respectées. Lorsque ces dernières vérifications auront été faites, votre document sera diffusé et accessible librement dans le dépôt institutionnel de l'Université de Sherbrooke, Savoirs UdeS.
Confirmation par courriel et identifiants pérennes de votre production de fin d'études
Une fois toutes les vérifications effectuées, vous recevrez un courriel vous confirmant que votre document est maintenant disponible dans Savoirs UdeS avec le Digital Object Identifier (DOI) et le handle, c'est-à-dire les identifiants pérennes de votre document.
ORCID
Si vous avez un identifiant ORCID (Open Researcher and Contribution ID), il est conseillé d'ajouter votre essai, mémoire ou thèse dans votre profil de chercheur à l'aide du DOI. C'est la méthode la plus rapide.
Lorsque votre document est déposé dans Savoirs UdeS, il est possible de voir les statistiques de consultation et de téléchargement, et ce sans authentification.
Pour se faire, vous devez vous rendre sur la fiche descriptive de votre document dans Savoirs UdeS et cliquer sur le bouton Statistiques se trouvant dans le haut de l'écran.
