En tant qu'administrateur, vous vérifiez la conformité des déclarations des professeurs ou chargés de cours et vous attribuez un numéro de reproduction à la déclaration. Vous insérez la déclaration conforme avec le matériel didactique vous vérifiez la déclaration, vous lui attribuez aussi un numéro de reproduction et vous la classez. Vous conservez une copie du matériel didactique pendant une année.
Les déclarations pour les reproductions effectuées du 1er juin au 31 décembre doivent être complétées avant le 28 février suivant. Les déclarations pour les reproductions effectuées du 1er janvier au 31 mai doivent être complétées avant le 30 août.