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Savoirs UdeS: 1- Préparer votre document

1.1 Respect du droit d'auteur

En tant qu’auteur de l'essai, du mémoire ou de la thèse, vous êtes l’unique détenteur du droit d’auteur de votre document. Cela signifie que vous êtes libre de diffuser votre document par d'autres voies, de l'éditer ou de le commercialiser.

Par ailleurs, il est très important de citer adéquatement toutes les sources d’information, qu’elles soient textuelles, visuelles ou autres, que vous avez utilisées pour la rédaction de votre document. Si vous utilisez du matériel protégé par le droit d’auteur, vous devez obtenir l’autorisation du détenteur du droit d’auteur avant de pouvoir effectuer le dépôt de votre document.

Pour plus d'information sur le respect du droit d'auteur, nous vous recommandons de consulter la section intitulée "Intégration dans mon article, ma thèse, mon mémoire" ainsi que la page "Droit d'auteur et renseignements personnels", toutes deux produites par l'Université de Montréal

1.1.1 Mémoire ou thèse par articles

Si vous avez rédigé un mémoire ou une thèse par articles, vos coauteurs partagent avec vous le droit d’auteur des articles rédigés conjointement et ils doivent tous signer le formulaire Autorisation d'intégration d'un article écrit en collaboration à un mémoire ou une thèse (PDF; formulaire en anglais) vous permettant de diffuser les articles par l’entremise de votre document.

Pour les articles non publiés, vous devez :

a) Imprimer le formulaire Autorisation d'intégration d'un article écrit en collaboration à un mémoire ou une thèse (PDF; formulaire en anglais) et obtenir les signatures de vos coauteurs;

b) Numériser le formulaire signé (format PDF) et le nommer selon la nomenclature demandée;

c) Joindre le(s) formulaire(s) lors du dépôt de votre mémoire ou de votre thèse dans Savoirs UdeS.

Pour les articles publiés, vous devez obtenir et fournir l'autorisation de l'éditeur de la revue dans laquelle votre article a été publié. Afin de vérifier si l’éditeur de la revue permet la diffusion en libre accès et à quelles conditions, vous pouvez chercher le titre de la revue dans Sherpa/Romeo, un outil recensant les permissions d’un très grand nombre d’éditeurs de revues anglophones. Sinon, il est parfois possible de trouver l’information sur le site web de l’éditeur ou dans votre contrat de publication. En dernier recours, communiquez directement avec l’éditeur.

1.2 Retrait des renseignements personnels

Avant de convertir votre document au format de fichier demandé, il est très important de retirer toutes les informations personnelles suivantes de votre document:

  • Votre code d’identification personnel (CIP) et votre matricule;
  • Les adresses courriel personnelles et institutionnelles;
  • Les coordonnées (numéros de téléphone, adresses, etc.);
  • Les signatures: remplacer la page contenant les signatures des directeurs, directrices et co-directeurs, co-directrices par une page où leurs noms sont inscrits en caractères typographiques; s'il y a d'autres signatures dans le document, les retirer également.

1.3 Formats de fichiers demandés pour les différents documents

PDF/A est un format « archives » de PDF créé pour la conservation à long terme des documents. C'est le format que nous privilégions pour votre essai, mémoire ou thèse, car il permet de préserver l’intégrité de la présentation du document et d'en faciliter l'accessibilité en intégrant, notamment, des métadonnées sur le document et les polices de caractères utilisées dans celui-ci.

Pour effectuer la conversion, nous recommandons l'utilisation du logiciel Adobe Acrobat Pro. Des licences de ce logiciel sont installées sur certains postes au Carrefour de l'information du campus principal (postes multimédias), au Carrefour du campus de Longueuil, dans les bibliothèques ainsi que dans certains laboratoires facultaires (informez-vous auprès des services informatiques de votre faculté). Il est également possible de télécharger une version d'essai gratuite de 30 jours sur le site web d'Adobe.

Si d'autres documents accompagnent votre essai, mémoire ou thèse, vous pouvez les soumettre dans leur format natif. À titre indicatif, voici quelques formats recommandés par Bibliothèque et Archives Canada pour la préservation à long terme de certains types de documents.

  • Images: JPEG, GIF, TIFF
  • Audio: BWF (Broadcast Wave Format), WAV, MIDI, MP3
  • Vidéo: Motion JPEG 2000, AVI, MOV

1.4 Comment nommer vos fichiers

Règles générales

  • Nom(s) de famille : Inscrire le(s) nom(s) de famille sans accent et avec une majuscule à la première lettre du nom seulement. S'il y a plus d'un nom de famille, les séparer avec un soulignement («_»).
  • Prénom(s) : Inscrire le(s) prénom(s) sans accent avec une majuscule à la première lettre du prénom seulement. S'il y a plus d'un prénom, les séparer avec un soulignement («_»).
  • Abréviation du diplôme : Inscrire l’abréviation du diplôme sans utiliser le point, p. ex. MScA; MBA; PhD; etc.
  • Année : Inscrire les 4 chiffres de l’année du dépôt final, p. ex. 2013.
  • Chaque élément est séparé par un soulignement (« _ »).

Forme générale du nom pour les différents fichiers

1.5 Pourquoi et comment obtenir un délai de non-divulgation

Pourquoi?

« L’entente de non-divulgation vise à assujettir la divulgation de résultats de recherche à certaines conditions, la plupart du temps parce que ces résultats sont susceptibles de faire l’objet d’une protection intellectuelle par brevet ou droit d’auteur, ou encore que ces résultats ont été obtenus en utilisant des données confidentielles. » (Politique sur la protection de la propriété intellectuelle des étudiantes et des étudiants et des stagiaires postdoctoraux de l’Université de Sherbrooke, 2001, p. 6)

Comment?

La Directive relative au dépôt des productions de fin d'études (directive 2600-025) stipule que « [t]oute demande de délai de divulgation d’un mémoire ou d’une thèse doit être adressée à la vice-rectrice ou au vice-recteur à la recherche ou à la ou aux personnes qu’elle ou qu’il désigne, et elle doit comprendre les raisons à l’appui d’une telle demande. » (2005, p. 2)

Documents à fournir

  • Une copie papier recto seulement du mémoire ou de la thèse;
  • Sur un CD, une copie du mémoire ou de la thèse au format PDF/A ainsi qu’une copie du document dans son format natif (Word,  LaTeX, etc.);
  • La licence (PDF) signée de l’Université de Sherbrooke;
  • La lettre autorisant le délai de non-divulgation.