Savoirs UdeS: 1- Préparez votre document

1.1 À qui appartiennent les droits d'auteur?

1.2 Comment préparer mon document?

1.2.1 Retrait des renseignements personnels

1.2.2 Formats de fichiers demandés pour les différents documents

1.2.3 Nommage des fichiers

1.3 Mémoire ou thèse par articles : quelles autorisations obtenir?

1.4 Pourquoi et comment obtenir un délai de non-divulgation?

En tant qu’auteur de l'essai, du mémoire ou de la thèse, vous êtes l’unique détenteur du droit d’auteur de votre document. Cela signifie que vous êtes libre de diffuser votre document par d'autres voies, de l'éditer ou de le commercialiser.

Par ailleurs, il est très important de citer adéquatement toutes les sources d’information, qu’elles soient textuelles, visuelles ou autres, que vous avez utilisées pour la rédaction de votre document. Si vous utilisez du matériel protégé par le droit d’auteur, vous devez obtenir l’autorisation du détenteur du droit d’auteur avant de pouvoir effectuer le dépôt de votre document.

Pour plus d'information sur le respect du droit d'auteur, nous vous recommandons de consulter la section intitulée "Intégration dans mon article, ma thèse, mon mémoire" ainsi que la page "Droit d'auteur et renseignements personnels", toutes deux produites par l'Université de Montréal.

Retrait des informations personnelles

Avant de convertir votre document au format de fichier demandé, il est très important de retirer toutes les informations personnelles suivantes de votre document:

• Votre code d’identification personnel (CIP) et votre matricule;

• Les adresses de courrier électronique (courriel) personnelles;

• Les coordonnées personnelles (numéros de téléphone, adresses postales, etc.);

• Les signatures : remplacer la page contenant les signatures des directeurs, directrices et co-directeurs, co-directrices par une page où leurs noms sont inscrits en caractères typographiques; s'il y a d'autres signatures dans le document, les retirer également.

Formats de fichiers demandés pour les différents documents

PDF/A est un format « archives » de PDF créé pour la conservation à long terme des documents. C'est le format que nous privilégions pour votre essai, mémoire ou thèse, car il permet de préserver l’intégrité de la présentation du document et d'en faciliter l'accessibilité en intégrant, notamment, des métadonnées sur le document et les polices de caractères utilisées dans celui-ci.

Pour effectuer la conversion, nous recommandons l'utilisation du logiciel Adobe Acrobat Pro. Des licences de ce logiciel sont installées sur certains postes au Carrefour de l'information du campus principal (postes multimédias), au Carrefour du campus de Longueuil, dans les bibliothèques ainsi que dans certains laboratoires facultaires (informez-vous auprès des services informatiques de votre faculté). Il est également possible de télécharger une version d'essai gratuite de 30 jours sur le site web d'Adobe.

• Procédure de conversion d'un fichier Microsoft Word au format PDF/A-1a avec Adobe Acrobat Pro (PDF)
• Procédure de conversion d'un fichier Microsoft Word au format PDF/A-1a dans Microsoft Word 2010 pour PC (PDF)
• Procédures de conversion d'un fichier LaTeX au format PDF/A-1b (PDF)
• Si vos images, graphiques ou tableaux ne passent pas bien l'étape de la conversion en utilisant l'une de ces procédures, essayez avec celle-ci: Procédure de conversion d'un fichier Microsoft Word au format PDF/A-2b avec PDFCreator (PDF)

• Capsule vidéo sur la conversion au format PDF/A à partir de Microsoft Word 2010 (50 sec.) 
  •   Ce lien ouvre dans une nouvelle fenêtre

Si d'autres documents accompagnent votre essai, mémoire ou thèse, vous pouvez les soumettre dans leur format natif. Afin d'en savoir plus sur les formats de fichiers recommandés, consultez les recommandations relatives aux formats de fichier pour la préservation numérique de Bibliothèque et Archives Canada.

Voici à titre indicatif quelques formats recommandés :

• Vidéo : AVI (*.avi), Motion JPEG 2000 (*.mj2), QuickTime Movie (*.mov), MPEG-4
• Audio : AES3 (*.aes), AIFF (*.aif, *.aiff), Broadcast WAV (BWF), WAV (*.wav)
• Image : TIFF, JPEG, PNG, SVG

Nommage des fichiers

Règles générales

• Nom(s) de famille : Inscrire le(s) nom(s) de famille sans accent en minuscule. S'il y a plus d'un nom de famille, les séparer avec un soulignement («_»).
• Prénom(s) : Inscrire le(s) prénom(s) sans accent en minuscule. S'il y a plus d'un prénom, les séparer avec un soulignement («_»).
• Abréviation du diplôme : Inscrire l’abréviation du diplôme sans utiliser le point, p. ex. MScA; MBA; PhD; etc.
• Année : Inscrire les 4 chiffres de l’année du dépôt final, p. ex. 2013.
• Chaque élément est séparé par un soulignement (« _ »).

Si vous avez rédigé un mémoire ou une thèse par articles, vos coauteurs partagent avec vous le droit d’auteur des articles rédigés conjointement et ils doivent tous signer le formulaire Autorisation d'intégration d'un article écrit en collaboration à un mémoire ou une thèse (PDF; formulaire en anglais) vous permettant de diffuser les articles par l’entremise de votre document.

Pour les articles non publiés, vous devez :

Pour les articles publiés, vous devez obtenir l'autorisation de l'éditeur de la revue dans laquelle votre article a été publié. Il est parfois possible de trouver l’information sur le site web de l’éditeur ou dans votre contrat de publication.

Pourquoi?

« L’entente de non-divulgation vise à assujettir la divulgation de résultats de recherche à certaines conditions, la plupart du temps parce que ces résultats sont susceptibles de faire l’objet d’une protection intellectuelle par brevet ou droit d’auteur, ou encore que ces résultats ont été obtenus en utilisant des données confidentielles. » (Politique sur la protection de la propriété intellectuelle des étudiantes et des étudiants et des stagiaires postdoctoraux de l’Université de Sherbrooke, 2001, p. 6)

Comment?

La Directive relative au dépôt des productions de fin d'études (directive 2600-025) stipule que « [t]oute demande de délai de divulgation d’un mémoire ou d’une thèse doit être adressée à la vice-rectrice ou au vice-recteur à la recherche ou à la ou aux personnes qu’elle ou qu’il désigne, et elle doit comprendre les raisons à l’appui d’une telle demande. » (2005, p. 2)

Documents à fournir

• Une copie papier recto seulement du mémoire ou de la thèse;
• Une copie numérique du mémoire ou de la thèse au format PDF/A, ainsi qu’une copie du document dans son format natif (Word, LaTeX, etc.);
• Le formulaire de Licence non exclusive accordée à l’Université de Sherbrooke pour la diffusion d’un document dûment signé;
• Une copie de la lettre autorisant le délai de non-divulgation.